Alles, was drinsteckt.

Ein Event ist ab dem Anlegen startklar — vom ersten Klick bis zum aufgeräumten Morgen danach.

Sofort startklar

Ein neu angelegtes Event ist gleich scharf: Codes ausstellen, importieren, scannen — nichts hängt an einer Freischaltung.

Serie & Turnier

Fasse zusammengehörige Events als Serie (Spieltage, Saison) oder Turnier (Fr–So, Festival, Kongress) und schalte sie gemeinsam live oder ab.

Event duplizieren

Ein fertig eingerichtetes Event wird mit einem Klick zur Vorlage fürs nächste — Felder, Layout und Eingänge übernommen, Gästeliste frisch.

Eigene Zeitzone

Alle Uhrzeiten — Einlass, Anmeldefrist, „Datum verstrichen“ — rechnen in der Zeitzone deines Events, nie in Serverzeit.

Veranstaltungsort

Hinterleg Stadt und Land — für die öffentliche Darstellung und eine saubere Auswertung.

Mehrere Arbeitsbereiche

Eine Agentur führt viele Kunden getrennt unter einem Konto, ein Verein genau einen — jeder Bereich sauber für sich.

Event abschließen

Ein bewusster Abschluss beendet den Einlass, friert das Protokoll ein und archiviert das Event 24 Stunden später von selbst.

Schutz vor Datenverlust

Sobald ein Event echt in Gebrauch ist, lässt sich die Gästeliste nicht mehr versehentlich in einem Zug leeren.

Deine Gäste melden sich selbst an — über ein Formular, das komplett dir gehört.

Dein Formular, deine Felder

Bau das Anmeldeformular aus genau den Feldern, die du brauchst — Auswahl, Reihenfolge und Beschriftung bestimmst du.

Alle wichtigen Feldtypen

Freitext, Einfach- und Mehrfachauswahl, Ja/Nein-Häkchen, Zahl, Datum und Datei-Upload — für jede Abfrage der passende Typ.

Deine Rechtstexte, dein Wortlaut

Einwilligungen, Datenschutz-Hinweise und Bedingungen textest du selbst; jede Zustimmung friert den gezeigten Wortlaut samt Sprache revisionssicher ein.

Sofort oder erst nach Freigabe

Entscheide je Formular, ob Anmeldungen sofort gelten oder erst, wenn du sie freigibst — für moderierte Gästelisten.

Plätze begrenzen

Setz eine Obergrenze, bis zu der sich angemeldet werden darf — optional mit „noch X Plätze frei“-Zähler für die Gäste.

Begrenzte Plätze pro Wahl

Deckel einzelne Optionen („dieses Menü: 40 Plätze“); ist eine voll, ist sie automatisch nicht mehr wählbar.

Anmelde-Zeitraum

Ein Start- und Enddatum öffnet und schließt die Anmeldung automatisch, ganz ohne dein Zutun.

Anmeldung sofort stoppen

Mit einem Schalter beendest du neue Anmeldungen jederzeit von Hand, unabhängig vom Zeitplan.

Warteliste

Ist das Kontingent voll, sammelt eine optionale Warteliste weitere Interessenten, die du nach Absagen nachrücken lässt.

Felder abhängig einblenden

Ein Feld erscheint nur, wenn eine andere Antwort es auslöst — auch verschachtelt mit Und/Oder-Bedingungen.

Vorher gefahrlos testen

Durchlauf den kompletten Anmelde-Flow selbst als Probe — inklusive Bestätigung und Code —, bevor das Formular öffentlich ist.

Eine Liste, die sich von selbst füllt — importiert, angemeldet oder von Hand.

admin.einlasshelden.de

Eigene Liste je Event

Jedes Event führt seine eigene, saubere Gästeliste; dieselbe Person auf zwei Events bleibt sauber getrennt.

Excel importieren

Lad deine bestehende Liste hoch und sieh erst eine Vorschau mit Prüfergebnis, bevor ein zweiter Klick sie wirklich anlegt.

Dubletten fliegen raus

Versehentliche Doppel-Einträge werden erkannt; du entscheidest je Fall — überspringen oder aktualisieren, nie ein zweiter Code.

Geteilte Postfächer

Mehrere Gäste dürfen sich eine E-Mail teilen (Familie, Team) und bekommen trotzdem jeder seinen eigenen persönlichen Code.

Von Hand ergänzen

Nachzügler und Einzelfälle legst du jederzeit direkt in der Liste an.

Gruppen zum Vorsortieren

Sortier Gäste in benannte Gruppen (Kanal, Presse, VIP) — für gezielte Ansprache, für den Gast unsichtbar.

Eigene Felder am Gast

Über Name und E-Mail hinaus speicherst du beliebige Zusatzangaben — Menüwunsch, Größe, Begleitung — direkt am Gast.

Feld-Vorlagen

Ein einmal aufgebautes Feld-Set speicherst du als Vorlage und überträgst es mit einem Klick auf neue Events.

Code-Abruf ohne Konto

Jeder Gast ruft seine Zutritts-Codes über einen persönlichen Link ab — ganz ohne Registrierung oder Passwort.

Einzelne Gäste sperren

Zieh einem Gast den Zutritt jederzeit zurück und gib ihn wieder frei — sein Code wird dann an der Tür abgewiesen.

Eine öffentliche Landingpage in deinen Farben — zusammengeklickt, ohne Baukasten-Kurs.

Der Seiten-Baukasten

Visueller Baukasten

Stell deine Landingpage aus fertigen Bausteinen zusammen, ordne sie per Ziehen und Ablegen und sortier jederzeit um.

Überschrift & Text

Großer Titel mit Unterzeile plus frei formatierbare Textabschnitte — fett, kursiv, Links, Aufzählungen.

Bild

Bind ein Bild ein — mit Bildunterschrift, Zuschnitt, Breite und optional als anklickbarer Link.

Video

Bette YouTube oder Vimeo ein — aus Datenschutzgründen lädt es erst nach einem bewussten Klick des Gastes, nie ungefragt.

Personen & Team

Stell Sprecher, Jury oder dein Team vor — mit Bild, Name, Funktion, Kurzbio und Link, als Raster oder Liste.

Aktions-Buttons

Setz hervorgehobene Buttons, die auf eine andere Seite oder eine externe Adresse führen — gefüllt oder umrandet.

Spalten

Ordne Bausteine in bis zu sechs Spalten nebeneinander; auf dem Handy rücken sie von selbst untereinander.

Hintergrund-Streifen

Heb einen Abschnitt mit einem randlos über die volle Breite laufenden Farbstreifen hervor — der Text schaltet automatisch auf lesbaren Kontrast.

Mehrere Seiten & Menü

Aus Startseite plus Unterseiten wird eine ganze Event-Präsenz; ein Menü entsteht automatisch, Reihenfolge und eigene Punkte bestimmst du.

Sprungmarken

Markier einen Abschnitt als Ziel, damit ein Menüpunkt direkt dorthin springt.

Anmeldeformular als Baustein

Platzier das Anmeldeformular direkt auf jeder Seite — es ist ein Baustein wie jeder andere.

Geschützte Zugangsseiten

Leg geheime, nur über einen nicht-öffentlichen Link erreichbare Seiten an, die Zusatzfelder freischalten — etwa einen Presse-Zugang.

Lesbare Web-Adresse

Deine Seite läuft unter einer sprechenden Adresse statt einer kryptischen Zeichenfolge; der Dauer-Link bleibt gültig, auch beim Umbenennen.

Vorschau = Live-Seite

Was du im Baukasten siehst, sehen deine Gäste öffentlich — keine Überraschung nach dem Veröffentlichen.

Aussehen & Branding

Eigenes Logo & Farben

Setz Logo und benannte Farbrollen — Akzent, Links, Überschriften, Hintergrund, Fließtext; was du nicht setzt, erbt ein stimmiges Standard-Aussehen.

Automatisch stimmige Töne

Feinheiten wie gedämpfter Text, Trennlinien und Flächen leiten sich aus deiner Palette ab — kein Kontrast-Unfall.

Live-Lesbarkeitswarnung

Wählst du Farben, die schlecht lesbar wären, meldet sich das System sofort — die letzte Entscheidung behältst du.

15 kuratierte Schriften

Wähl aus 15 handverlesenen Schriften, alle datenschutzkonform selbst ausgeliefert — kein externer Schrift-Anbieter.

Textgröße & Rundung

Stell Schriftgröße (kompakt/normal/groß) und Ecken-Rundung (scharf/sanft/rund) für die ganze Seite mit einem Regler.

Einmal Standard, pro Event abweichbar

Leg dein Marken-Aussehen einmal als Standard fest; einzelne Events dürfen gezielt davon abweichen.

Rechtsseiten

Impressum & Datenschutz je Event

Jedes Event bekommt seine Pflichtseiten — Voraussetzung fürs Veröffentlichen, im Fuß jeder Seite verlinkt.

Optionale AGB

Ergänz bei Bedarf eine AGB-Seite — freiwillig, blockiert nie das Veröffentlichen, pro Event ausblendbar.

Selbst pflegen oder verlinken

Füll jede Rechtsseite direkt im Baukasten aus oder verweise per Link auf deine bestehende externe Seite.

Auf eigener Website einbetten

Bette das Anmeldeformular in deine eigene Website ein und leg fest, von welchen Adressen Anmeldungen angenommen werden.

Der Kern: fälschungssichere Codes, klar geregelte Eingänge und ein Scanner, der auch ohne Netz durchhält.

Tickets & Codes

Persönlicher QR-Code je Gast

Jeder Gast bekommt einen signierten QR-Code — an der Tür auch offline prüfbar und ohne Klartext-Daten darauf.

Anonyme Tickets

Für Abendkasse, Vorverkauf oder gedruckte Karten gibt es namenlose Tickets ohne Person dahinter — frei mit Gästeliste und Anmeldung kombinierbar.

Tickets in Stapeln

Erstell Tickets als benannten Stapel („Abendkasse“, „VVK 1“); Export, Nachdruck und Sperren laufen bequem pro Stapel.

Ganzen Stapel sperren

Mach einen Ticket-Stapel in einem Zug ungültig, falls er nicht ausgegeben oder zurückgerufen werden soll.

Eingänge & Routing

Mehrere benannte Eingänge

Ein Event kann beliebig viele eigenständige Eingänge haben — Haupteingang, Shuttle, Backstage —, jeder mit eigener Regel.

Codes an Eingänge binden

Beschränk einen Code fest auf bestimmte Eingänge; an einem anderen wird er hart abgewiesen.

Gruppen-Routing per Matrix

Leg in einer Übersicht (Gruppen × Eingänge) fest, welche Gästegruppe welcher Eingang einlässt — bis kurz vorher frei umroutbar, ohne Codes neu auszustellen.

Einmal-Einlass oder Wiedereintritt

Pro Eingang bestimmst du, ob ein Code nur einmal gilt oder beliebig oft — Raucherbereich, Shuttle, Wiedereinlass.

Sperrliste an allen Türen

Gesperrte Gäste werden beim Abgleich auf alle Scanner verteilt — jede Tür kennt denselben Stand.

Der Scanner an der Tür

Jedes Handy ein Scanner

Ein Gerät wird per Einladungs-Link fürs Event freigeschaltet und scannt sofort — im Browser, ohne App-Installation für irgendwen.

Läuft offline

Der Scanner prüft Codes ohne Netz und gleicht sich ab, sobald wieder Empfang da ist — das Funkloch im Zelt stoppt den Einlass nicht.

Klares Ergebnis pro Scan

Grün heißt rein: jeder Scan zeigt sofort „gültig“, „schon drin“ oder „ungültig“ — die Tür entscheidet in Sekunden.

Keiner kommt zweimal rein

Wer schon eingelassen wurde, wird beim zweiten Scan erkannt — selbst wenn zwei Geräte offline waren, gilt der erste Einlass.

Bediener ohne extra Login

Wer scannt, gibt beim ersten Öffnen nur seinen Namen ein — kein Passwort —, und jeder Scan wird ihm zugerechnet.

Live sehen, wie voll es ist

Auslastung insgesamt und an jedem einzelnen Eingang, in Echtzeit.

Warnung übergehen (befugt)

Ein berechtigter Bediener lässt trotz „schon drin“-Warnung ein; die Entscheidung wird protokolliert.

Manueller Einlass

Defekter oder fehlender Code? Ein berechtigter Bediener lässt von Hand ein, festgehalten als manueller Einlass.

Einlass-Fenster

Leg fest, ab wann und bis wann gescannt werden darf — niemand kommt zu früh oder nach Schluss noch rein.

Mehrere Geräte, ein Bild

Scannen mehrere Türen parallel, führt der Server alle Einlässe zusammen und spielt Gästeliste und Sperrliste zurück auf die Geräte.

Dein Team mit fein abgestuften Rechten — und volle Kontrolle über jedes Scanner-Gerät.

Konto-Verantwortliche

Eine Konto-Rolle richtet Events vollständig ein und hat Zugriff auf alle Bereiche.

Mitarbeiter auf einen Bereich begrenzt

Ein Mitarbeiter-Zugang lässt sich auf genau einen Bereich beschränken — Listen pflegen, Check-in einsehen —, ohne Einblick ins Konto.

Rolle nur für die Gästeliste

Eine schlanke Rolle darf die Gästeliste bewirtschaften — anlegen, importieren, sperren, freigeben —, aber das Event nicht umbauen.

Per E-Mail einladen

Lad Mitarbeiter mit E-Mail, Rolle und Bereich ein; sie klicken den Link und vergeben ihr eigenes Passwort.

Einladungen im Überblick

Sieh je Bereich alle offenen, angenommenen und zurückgezogenen Einladungen — und zieh eine offene bei Tippfehler wieder zurück.

Gezielte Rechte am Scanner

Beim Freischalten eines Geräts bestimmst du, an welchen Eingängen es scannt und ob sein Bediener Warnungen übergehen darf.

Geräte-Übersicht

Alle Scanner, die im Einsatz waren, mit erstem und letztem Abgleich und Status auf einen Blick.

Gerät selbst abmelden

Ein Scanner zieht sich am Gerät sicher zurück — lädt vorher offene Scans hoch und löscht dann seine lokalen Daten.

Verlorenes Gerät aus der Ferne sperren

Kapp einen einzelnen Scanner gezielt; beim nächsten Kontakt wird er abgewiesen und angewiesen, seine lokalen Namen zu löschen.

Zwei-Faktor-Login

Jeder im Team sichert seinen Zugang kostenlos per Authenticator-App und Wiederherstellungs-Codes ab.

Von der automatischen Bestätigung bis zur gezielten Info — alles gebrandet, alles mit Einwilligung.

Bestätigung automatisch

Jeder Gast bekommt nach der Anmeldung sofort seine Bestätigung mit Ticket bzw. Code — ohne dass du eine Mail von Hand schickst.

Deine Texte, deine Worte

Betreff und Inhalt jeder Gäste-Mail schreibst du selbst; Code und Bestätigungs-Link setzt Einlasshelden garantiert an die richtige Stelle.

Gebrandeter Mail-Rahmen

Alle Mails eines Events kommen im selben Look mit deinem Logo und deiner Farbe an — einmal eingestellt, überall stimmig.

Sofort-Vorschau

Du siehst schon beim Einstellen, wie die Mail im Postfach aussieht — genau so, wie der Gast sie erhält.

Test-Mail an dich selbst

Vor dem scharfen Versand schickst du dir dieselbe Mail und prüfst Optik und Zustellung in echt.

Gezielte Infos an Gruppen

Save-the-Date oder Ankündigung an eine ausgewählte Gästegruppe — sauber getrennt von den Pflicht-Mails zur Anmeldung.

Einwilligung & Abmeldung eingebaut

Solche Infos gehen nur an Gäste mit ausdrücklicher Einwilligung, jede mit Ein-Klick-Abmelde-Link, der sofort und dauerhaft wirkt.

Automatischer Zustell-Schutz

Dauerhaft unerreichbare Adressen und Beschwerden nimmt das System von selbst aus dem Versand — für einen sauberen Absender-Ruf.

Zuverlässig im Hintergrund

Mails werden im Hintergrund zugestellt; bricht ein Versand ab, versucht es das System erneut, statt still eine Mail zu verlieren.

Der Bericht steht, während der Kaffee durchläuft — immer frisch aus dem echten Stand gerechnet.

admin.einlasshelden.de/statistik

Immer frische Zahlen

Kennzahlen werden jederzeit frisch aus dem aktuellen Bestand gerechnet — nichts ist vorberechnet, du siehst den echten Stand.

Anmelde-Funnel & Ankunftskurve

Sieh, wie sich die Anmeldungen aufgebaut haben und wann am Abend der Andrang am größten war.

Einlass-Quote

Der Anteil tatsächlich eingelassener Gäste an allen — die Kernzahl zum Erfolg deines Einlasses.

No-Shows

Wie viele angemeldete Gäste nicht kamen; bewusst abgewiesene zählen getrennt, nicht als No-Show.

Ehrliche Aufteilung

Deine Gästeliste teilt sich lückenlos in eingelassen, nicht erschienen und abgewiesen — die Anteile ergeben zusammen 100 %.

Account-weiter Überblick

Sieh die Zahlen über alle deine Bereiche hinweg, gefiltert nach den Rechten des jeweiligen Nutzers.

Export & Trends (ab mittlerem Paket)

Auswertung als Dokument herunterladen und Kennzahlen über mehrere Events hinweg vergleichen.

Du zahlst, wenn du feierst — nicht in den elf Monaten dazwischen.

Pro Event statt Abo

Du buchst ein Paket für genau ein Event und zahlst einmalig — kein Monatsabo, keine laufenden Gebühren.

Preis nach Gästezahl

Der Preis richtet sich nach der Gästezahl-Stufe und steht fest, egal wie viele am Ende wirklich kommen.

Kostenlos ausprobieren

Bau ein Event komplett auf, sieh es in der Vollvorschau, spiel Probe-Anmeldungen durch und mach Test-Scans — alles ohne Kauf.

Endpreise inkl. MwSt

Alle Preise sind Bruttopreise in Euro inkl. Mehrwertsteuer — kein „zzgl. MwSt“, keine Überraschung an der Kasse.

Reverse Charge für EU-Firmen

EU-Unternehmen mit gültiger USt-IdNr zahlen netto; Kunden außerhalb der EU ohne deutsche Mehrwertsteuer.

Sofortige Rechnung

Mit jeder Buchung wird sofort eine Rechnung erstellt.

Auf Rechnung für Firmen

Firmenkunden können nach Freigabe auf Rechnung zahlen statt sofort.

Extras nur bei Bedarf

Über das Grundpaket hinaus buchst du Erweiterungen einzeln pro Event zu — zu festem Einmalpreis, ohne Abo.

Reichweiten-Guthaben

Für den Versand vieler Einladungen kaufst du vorausbezahltes Guthaben, das pro Mail abbucht, nicht verfällt und für alle Bereiche gilt.

Paket jederzeit hochstufen

Bis zum Abschluss wechselst du auf ein größeres Paket; das Upgrade wird sofort abgerechnet.

DSGVO als Entlastung, nicht als Kleingedrucktes: Die Daten löschen sich von selbst.

Server & Versand in der EU

Deine Gäste-Daten liegen und laufen ausschließlich über EU-Anbieter — Hosting in Finnland, Mail-Versand über einen EU-Dienst.

Daten löschen sich von selbst

Jede Gäste-Angabe trägt ein Ablaufdatum und verschwindet, sobald ihr Zweck endet — Datensparsamkeit, ohne dass du aufräumst.

Auskunft & Export auf Knopfdruck

Fragt ein Gast nach seinen Daten, exportierst du alles zu ihm als fertiges Paket — Auskunft und Datenmitnahme in einem Schritt.

Einzelne Gäste sicher löschen

Entfern einen Gast vollständig samt aller verstreuten Spuren, ohne die Daten anderer zu berühren.

Sensibles bleibt an der Tür verborgen

Besondere Angaben, etwa zur Gesundheit, zeigt der Scanner nie im Klartext — die Kontrolle sieht nur, ob jemand rein darf.

Zwei-Faktor-Login

Sichere den Team-Zugang zusätzlich per Authenticator-App und Wiederherstellungs-Codes ab — kostenlos.

Datenschutz-Setup als Voreinstellung

Gäste-Daten verarbeitest du erst, wenn Vertrag und Pflichtangaben stehen — bis dahin sind Import und Veröffentlichung gesperrt.

Restlose Löschung zum Schluss

Beendest du die Zusammenarbeit, wird der gesamte Account-Bestand endgültig entfernt — es bleibt nichts liegen.

Deutsch oder Englisch — für dich im Backend wie für deine Gäste.

Backend auf Deutsch oder Englisch

Du und dein Team bedient Einlasshelden wahlweise auf Deutsch oder Englisch; die Wahl hängt an deinem Login.

Gäste-Seite in der Event-Sprache

Anmelde-Seite, Hinweise, Buttons und Bestätigungs-Mails erscheinen in der Sprache, die du fürs Event festlegst.

Rechtstexte je Sprache

Bietet dein Event mehrere Sprachen an, liegen Impressum und Datenschutz in jeder angebotenen Sprache vor.

Sprache nach Herkunft

Wer über einlasshelden.de kommt, sieht Deutsch; über die englische Marke GateHeroes automatisch Englisch.